Руководители предприятий хлебопродуктов принимают решение о сертификации деятельности и направляют письмо в ОС  с соответствующей просьбой и гарантией оплаты  стоимости  сертификации. Предприятия, получив  из ОС  положительный ответ на  свою просьбу, заполняют бланк заявления и 6 таблиц, образцы которых размещены на сайте РЗС   www.grun.ru  «Системы сертификации предприятий хлебопродуктов».  Там же дан список других документов необходимых для сертификации.  Каждая таблица подписывается руководителем предприятия и скрепляется печатью, а таблица № 6  ещё и  главным бухгалтером. При наличии СМК на предприятии вместе с заявкой, таблицами и копиями   документов в адрес ОС направляется перечень документов по СМК (перечень размещен на сайте.          Процедура сертификации проводится в 2 этапа. 

      Первый этап

    ОС   регистрирует   полученные  документы и на основании изучения их определяет  возможности предприятия в приемке и отгрузке, очистке и сушке, объемы единовременного хранения зерна, анализирует финансово-экономическую деятельность предприятия и т.д.   По результатам анализа специалисты ОС дают свои заключения (оценки). При положительном решении ОС высылает  договор о проведении сертификации  и счет на оплату  стоимости первоначального обследования  предприятия.
  Получив договор за подписью руководителя, заверенной печатью  с приложением копии платежного поручения с отметкой банка по оплате стоимости первого этапа сертификации, специалисты ОС выезжают на предприятие. В этот период проводится анализ  организации  управленческих и производственных процессов  в работе с зерном с момента его приемки, подработки, сушки, хранения и отгрузки (отпуска), состояния лаборатории, материально-технической базы, охраны труда и  взрывопожаробезопасности.  По результатам обследования предприятия составляется акт проверки с указанием выявленных недостатков и сроков их устранения.

   При наличии СМК проводится проверка и анализ соответствия документации предприятия требованиям стандартов ИСО, наличия процедур, методик, и т.д.

   При отсутствии СМК  проводится анализ существующей ситуации на предприятии для определения необходимых процедур при проведении СМК.

Второй этап

После получения с предприятия извещения об устранении недостатков,   с приложением копии платежного поручения с отметкой банка об оплате стоимости второго  этапа сертификации специалисты ОС  выезжают на предприятие с тем, чтобы убедиться в устранении отмеченных  в акте проверки недостатков. В этот же период  проводится собеседование с лаборантами, весовщиками и другими работниками по вопросам управления производственными процессами, влияющими на количество и качество хранящегося зерна, соблюдения ими технических и технологических норм и правил эксплуатации материально-технической базы, охраны труда и взрывопожаробезопасности, уточняется финансово-экономическое состояние предприятия. Проводится проверка внедрения СМК.                                                                                                     

         При положительных результатах  второго этапа сертификации ОС  вручает предприятию Сертификат соответствия, Знак соответствия, складские свидетельства на зерно и  Регламент зернового товарного склада.

        Соответствующая информация о сертификации СМК предприятия размещается на сайте РЗС.